「就業規則は10人以上の会社がつくるもの」？
皆さん、こんにちは。王子かわはし事務所の川橋です。
「就業規則って、うちみたいな小さい会社でも必要なの？」——これ、相談窓口でもよく聞かれる質問です。
法律上は、常時10人以上の従業員がいる事業場に作成・届出義務があります（労基法89条）。逆に言えば、10人未満なら法律上は作らなくても罰則はありません。
ただ、わたし自身、従業員を採用した際に「なくても大丈夫だろう」とは思えませんでした。正直、何かあったときにルールが書面で残っていないと怖いです。実際に自社で就業規則を作って労基署に届け出てみたので、その体験をベースに手順をまとめます。
就業規則とは？
簡単に言うと、「職場のルール」と「労働条件」を定めた文書です。
記載事項は2種類あります。
| 区分 | 内容 | 具体例 |
|---|---|---|
| 絶対的必要記載事項 | 必ず記載しなければならない | 労働時間（始業・終業、休憩、休日、休暇）、賃金（計算方法、締日・支払日、昇給）、退職（定年、解雇事由） |
| 相対的必要記載事項 | 定めを設ける場合は記載が必要 | 退職手当、賞与、安全衛生、職業訓練、表彰・制裁、旅費規程など |
参考：厚生労働省リーフレット
10人未満でも作るべき理由
法的義務がなくても、作っておいた方がいい理由は結構あります。
懲戒処分の根拠になる。 就業規則がなければ、問題のある従業員に対して懲戒処分を行う法的根拠がありません。「解雇したいけどできない」という状態になってからでは遅いです。
助成金の申請要件になっている。 キャリアアップ助成金をはじめ、多くの助成金は就業規則の整備が要件に含まれています。助成金を使いたいと思ったときに就業規則がないと、そこから作る時間がかかります。
口約束は揉める。 「うちはこういうルールだから」と口頭で伝えていても、書面がなければ「聞いていない」と言われたら終わりです。
10人を超えてから慌てて作るより楽。 人が増えてからルールを後付けすると、既存の慣習との矛盾が出やすい。最初から作っておく方がはるかに楽です。
就業規則を作る流れ
わたしが実際にやった手順を紹介します。
①ドラフト作成
いきなりゼロから書くのは無理なので、厚生労働省のツールを活用しました。
- モデル就業規則：各条文の注意事項が丁寧に解説されている。まずこれを読み込む
- 就業規則作成支援ツール：入力フォームに沿って必要事項を埋めていくだけで就業規則ができる。これはかなり便利
今ならAIを活用するのも選択肢だと思います。モデル就業規則をベースにして、経営者の意見をAIに取り持ってもらうだけで、かなりのところまでできちゃいそうです。
②付随規程の作成
就業規則のなかにすべてを詰め込む必要はなく、別規程として分けることもできます。当社では以下の3つを別に作成しました。
- 賃金規定
- 国内旅費規程
- 慶弔見舞金規程
ちなみに、旅費規程は就業規則の一部（労基法89条10号「その他の定め」）として扱われます。旅費規程だけ単独で届け出るのではなく、就業規則の一部として届出が必要です。旅費規程を新たに作成・変更した場合も、就業規則変更届として届け出てください。
③専門家チェック
作成した就業規則と各規程を社会保険労務士さんに確認してもらいました。商工会議所の無料相談（1回30分）を利用したのですが、限られた時間で丁寧に見てもらえました。
自分で作れるとはいえ、法的に問題がないかどうかは専門家に見てもらった方が安心です。
届出の手順
①従業員の意見を聞く
作成した就業規則について、従業員の代表に意見を聞きます。意見書を作成してもらい、署名をもらいます。
ここで大事なのは「意見を聞く」ことが要件であって、「同意を得る」ことは要件ではないということです。仮に「反対」と書かれていても、意見聴取の手続きを踏んでいれば届出は受理されます。
②届出
届出書類は以下のとおりです。各2部（届出用＋会社控え）用意します。
- 就業規則届（または就業規則変更届）
- 就業規則本体
- 付随規程（賃金規定、旅費規程など）
- 意見書
届出方法は3つあります。
窓口持参： 管轄の労働基準監督署に直接持ち込む。内容のチェックは行われません。受付印を押してもらって、会社控えを持ち帰ります。
郵送： 送付状と返信用封筒（切手貼付・宛名記載）を同封して、管轄の労基署に郵送します。
e-Gov電子申請： e-Govから就業規則の届出ができます。以前は電子証明書（有料）が必要だったのですが、2021年4月から電子証明書の添付が不要になりました。意見書もPDFで添付できます。本社一括届出にも対応しているので、複数事業場がある場合はこちらが便利です。
わたしが届け出たときは電子証明書が必要だった時代なので、直接労基署に持ち込みました。今ならe-Govでやると思います。
就業規則と一緒にやっておくこと
36協定の締結・届出
時間外労働が発生する可能性があるなら、36協定を締結して労基署に届け出ておく必要があります。当社でも就業規則の届出と同時に行いました。
労使協定
当社ではフレックスタイム制を導入したので、労使協定を締結しました。ちなみに、フレックスタイム制の労使協定は届出が不要なのですが、知らずに労基署に持っていったら「不要です」と言われました。こういうのは、やってみないとわからないものですね。
まとめ
- 常時10人以上の従業員がいる事業場は作成・届出が義務（30万円以下の罰金あり）
- 10人未満でも、懲戒処分の根拠や助成金の要件として作っておくのがおすすめ
- 厚労省のモデル就業規則と作成支援ツールで、自力で作ることは十分可能
- 旅費規程などの付随規程も就業規則の一部として届出が必要
- e-Govを使えば電子証明書なしで電子申請できる（2021年4月から）
- 作成後は専門家チェックを受けておくと安心。商工会議所の無料相談が手軽
