川橋 隆則 
みなさん、こんにちは。
今、当社では補助金採択後の完了報告サポートも行っています。
事業再構築補助金の完了報告なんかはかなり事務手続きが複雑で日々の業務に忙しい経営者がやるには負担が大きいだろうな、と感じます。一方、事前にちょっとした準備をしておくだけで採択後の手続きを楽にすることもできます。
①発注予定先に補助金を活用する事業であることを伝える
通常の発注に比べて、補助金を活用した事業は必要な書類も多く煩雑です。事前に補助金のマニュアルを元にして、作成してもらいたい書類やその仕様を伝えておくと事務作業がかなりスムーズになります。（実は、補助金に慣れている事業者さんや担当者さんって結構存在するんです！）
②見積もりは必ず文書で依頼する
補助金の採択前に見積書を取得している事業者さんもいらっしゃるかと思いますが、多くの場合、補助金の交付申請は、見積書だけでは足りません。どのような機械・設備を、どのような条件で依頼したいのかを記載した「見積依頼書」が必要になります。ちなみに事業再構築補助金HPにはひながたが掲載されています。
③見積もりと相見積を依頼する際、条件はそろえる
同じようなものを導入するにしても、仕様や納期といった条件が違えば費用も変わってきますよね。
条件はそろえて、見積を依頼しましょう。
④日付の整合性を意識して書類をそろえる
事業完了後に事務局に提出する書類は、日付の整合性が必要です。原則は見積もりを取って、発注・契約、納品…という流れになりますよね。一方で、
・見積書の型番が間違っていたので、修正を依頼したら日付まで修正されていた
・見積書の有効期限が切れたあとに発注、契約している
・請書の発行が遅れて納品日より後の日付になってしまった など…
差戻しが発生する原因になりますので、気を付けてください。
⑤工事着工前、機械設置前の写真を撮影する（重要）
補助金の完了報告には、工事着工前の写真や、機械装置の据付前の写真が必要になります。
関係者以外立ち入れない危険な工事や設備の据付などもありますので、その場合には施工会社やメーカーさんに、導入前後の写真を撮っておいてほしいと伝えておきましょう。もしも忘れてしまった場合は…事務局に相談しましょう。なんとかしてくれるケースもあります。
いかがでしたでしょうか。
補助金の交付申請や完了報告の事務手続きは慣れない作業かと思いますが、ひとつずつ丁寧にやっていけば大丈夫です。あともう一息がんばりましょう！