スケジュールやタスク管理をIT化してみよう


皆さん、こんにちは。
経営者の方や創業予定の方は、日々スケジュールの管理に追われているのではないでしょうか。
かくいう私も、予定が立て込んでしまうと分けが分からなくなり、無駄な行動が増えてしまう事や、最悪の場合だと予定を前日まで忘れていた。ということもたまに発生してしまいます。

今日は、そんな自分を戒める意味も込めて、経営者のIT導入の話をちょっとしたいと思います。題して、「経営者のスケジュールとタスク管理をIT化(できれば無料で)する」です。

前提条件

まず、私のもっている端末はiPhoneです。また、AppleWatchも数年前から身につけています。スマートフォンで編集や確認する事が出来ることが前提で、できればAppleWatchにもスケジュールやタスクの通知がくればいいなという狙いです。スケジュールはGoogleカレンダーで管理し、たまに紙ベースの手帳にも書いています。タスクは手帳に書いていました。

その結果、どっちかに書いたらどっちかに書かなかったという事故がしばしば発生していました。そこでスケジュールやタスク漏れが起きないように、管理方法を見直すことにしました。見直した結果、現在利用しているカレンダーアプリは変えず、タスク管理の方法を改善することに決めました

運用としては、Googleカレンダーをメインに、手帳はヒアリング時のメモ帳としてサブ扱いにすることにしました。(紙ベースのタスク管理も悪くないのですが、運用的に自分に合っていないと言う結論に至りました。)

条件を要約すると次の通りです。

・iPhoneで管理する(できればAppleWatchも使えるとGood)
・現在Googleカレンダーを使用し、今後も使う
・タスク管理をiPhone上で導入したい

①スケジュール管理

現在のGoogleカレンダーをそのまま使います。
現在の設定ではiOSのカレンダーアプリとGoogleカレンダーのアカウントを紐付けています。ここまでは従来通りですが、改善点として、Googleカレンダーを同期しているメンバーやイベントなどは、スマーとフォン上では非表示に設定することにしました。スマホを見ながら日程確認を行うときは自分のスケジュールの調整が殆どなので、なるべくシンプルにしておくことにしました。

設定方法は簡単で、iOSのカレンダーアプリを開いたら下部の「カレンダー」をタップし、表示するカレンダーを選んで自分のアカウントだけに絞り込むことが出来ます。

②タスク管理

これは色々と悩みましたが、最終的にはGoogleKeepを利用する事になりました。

https://onl.bz/3rjDEYv

ストアからアプリを検索、インストールして、Googleアカウントを紐付ければ完成です。

決め手になったのは次のポイントです

・Googleのサービス(メール・カレンダー)と連携が取りやすい
・デバイス(iPhone、AppleWatch)上でもタスクが確認しやすい
・ビジネスとプライベートの両方が管理できる
・共同作業者を追加してメンバー間で情報を共有できる
・締め切りなどの期限もリマインダーで管理できる
・チェックボックスやメモなど情報の登録方法も柔軟性がある

などなどです。使いこなしたら色々とあるかもしれませんが、これだけでも十分魅力的です。

③AppleWatchとの連携

AppleWatchへの連携は簡単で、iPhone上からインストールするだけです。手元でスケジュールの確認ができるようになりました。GoogleKeepはこれも要件をみたしました。

④振り返ってみて

結論は「やっぱりGoogle最強」です。プロレスラー最強はジャンボ鶴田(諸説あり)ですが、アプリ系はしばらくGoogleの一強が続くと思いました。